Cómo gestionar el voluntariado virtual en tu organización

Durante este tiempo de pandemia es un buen momento para que organizaciones y empresas comiencen a familiarizarse con el voluntariado virtual. Una opción que a veces no es posible en todas las esferas sociales, pero que ayuda a reinventarse y amplía las posibilidades de colaboración. 

El voluntariado virtual se trata de una opción que puede complementar, o incluso sustituir, a algunas de las actividades de voluntariado presencial que, en estos momentos, las mismas organizaciones no pueden llevar a cabo. Por eso hoy te invitamos a poner en marcha un programa de voluntariado online siguiendo cuidadosamente las pautas que te proponemos a continuación: 

1. Define con claridad tus necesidades

Llegados a este punto, es necesario plantearse la siguiente pregunta: ¿las tareas con la que nuestra organización necesita apoyo voluntario se pueden realizar de manera virtual? Si es así, entonces deberás comenzar por definir de qué se tratan dichas actividades, en cuánto tiempo se van a desarrollar y el tipo de compromiso que requieren por parte del voluntario/a. 

Para ello, es importante identificar si la oportunidad de voluntariado es puntual o continua. Si se trata de una acción de voluntariado puntual, estamos hablando de microvoluntariado, una colaboración precisa desarrollada en un corto plazo de tiempo y que no requiere un compromiso permanente.

Si la necesidad para la que necesitas colaboración se repite en el tiempo de manera indefinida, entonces deberás plantearla como una oportunidad de voluntariado virtual con un compromiso continuado.

2. Especifica el tipo de perfil que buscas

Entre las actividades de voluntariado que se pueden realizar de manera virtual encontramos: tareas administrativas, de comunicación, de recaudación de fondos, de promoción o asesoramiento especializado, entre otras. 

Para ello, es imprescindible que en la oferta señales con claridad el tipo de perfil que precisas, o los requisitos necesarios por parte del voluntario/a para llevar a cabo tu acción del voluntariado a distancia. Un requisito importante para poder desarrollar la actividad de voluntariado con éxito.

3. Envíanos tu oferta de voluntariado

Una vez tengas desarrollada tu propuesta de voluntariado virtual puedes hacérnosla llegar a voluntariado.digital@hazloposible.org, desde donde gestionaremos tu oferta de voluntariado. 

Desde HazloPosible trabajamos para establecer sinergias entre ONG y empresas tomando como partida el voluntariado corporativo. De esta manera, trasladaremos tus necesidades de voluntariado a nuestras empresas colaboradoras para que los empleados/as voluntarios/as de las mismas tengan la oportunidad de apuntarse y participar en ellas. 

4. Carta de compromiso del voluntario

Aunque la oportunidad de colaboración no se vaya a realizar de manera presencial, la persona voluntaria no deja de ser un colaborador y por tanto, es importante formalizar la relación establecida en un documento escrito conocido como la Carta de compromiso del voluntario. Un documento donde se recogen los derechos y deberes de ambas partes. Es un ejercicio simbólico que ayuda a que el compromiso sea más fuerte, al establecer patrones más formales. 

Para realizar la firma digital de este documento podrás utilizar programas como Microsoft Office o Adobe. 

5. Diseña un cronograma de trabajo

Definir un calendario de trabajo es indispensable. Aunque las tareas y los tiempos pueden variar, es importante contar con un cronograma – expuesto a posibles modificaciones – donde se indiquen las tareas y los plazos de entrega de las mismas. En la medida de lo posible, define qué tiempos son modificables y cuáles no. De esta manera, la persona voluntaria podrá gestionar su tiempo con mayor caución. Para ello, te recomendamos utilizar la aplicación de Google Calendar de manera compartida.

6. Establece canales de comunicación y herramientas de colaboración en línea

Elegir buenos canales de comunicación con los voluntarios/as, adaptados a las necesidades de cada momento, te permitirá cubrir con éxito tu programa de voluntariado virtual.

Al tratarse de una oportunidad a distancia, la forma en la que te comunicas con las personas voluntarias es de gran valor, por lo que tendrás que definir con claridad cuáles serán vuestros canales de comunicación y la frecuencia con la que se utilizarán. 

Determina junto al voluntario/a qué medio le parece más cómodo para el intercambio de información, como por ejemplo, una cuenta de correo electrónico, y cuál para usar en caso de imprevisto, como un teléfono o una red social. 

Hoy en día existen multitud de herramientas digitales que no solo nos permiten comunicarnos en tiempo real, sino también trabajar en grupo digitalmente. Para ello, será interesante seleccionar aquellas herramientas gratuitas de colaboración online para trabajar de manera coordinada con las personas voluntarias. Recursos como Google docs te permitirán crear documentos, bases de datos y presentaciones, entre otros, para trabajar de manera simultánea, compartiendo comentarios y viendo las contribuciones de quienes tienen acceso al mismo. 

7. Establece una cláusula sobre el tratamiento de datos

Algo que no debes olvidar es advertir a los voluntarios/as sobre la responsabilidad del tratamiento de datos. Esta cláusula podrás incluirla en la carta del voluntario donde es importante también que aclares que la persona voluntaria no está autorizada a hacer copia de la base de datos de la entidad, así como para cambiar las contraseñas que le facilitas. Si el voluntario/a va a encargarse de gestionar algún medio en internet o redes sociales, es importante que tenga claro los derechos de copyright de los textos y las fotografías que utiliza, y la importancia de citar los créditos de los autores, así como de utilizar recursos con licencia Creative Commons.

8. Evalúa el trabajo y explora nuevas posibilidades de colaboración

Una vez finalizada la colaboración, será interesante que realices una evaluación del trabajo realizado por parte del voluntario/a y, si el resultado ha sido positivo, proponerle nuevas oportunidades de colaboración. Los voluntarios/as que colaboran a distancia también pueden fidelizarse si se sienten a gusto en nuestra organización. Si, de lo contrario, están interesados en explorar nuevos frentes, no olvides proporcionarle su certificado de voluntariado y el agradecimiento que se merecen. 

Si tu organización está preparada para gestionar un voluntariado presencial también lo puede estar para recibir voluntarios digitales en remoto. La clave está en el compromiso, la dedicación y el conocimiento de las responsabilidades. ¡Escríbenos a voluntariado.digital@hazloposible.org y envíanos tu propuesta de voluntariado virtual! ¡Te ayudaremos a impulsar tu voluntariado al siguiente nivel!

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